Lze na využívání Asany ušetřit využitím "guest" účtů?

V Asaně existují dva typy účtů – members, tedy ti, kteří jsou přihlášeni s doménou organizace, a guests. Za members se v Asaně platí. Je možné ušetřit tím, že budeme mít pouze menší část uživatelů s members účty a ostatní budou přihlášeni jako guests (pod jinou doménou)? Kde jsou rizika takového postupu?

Pokud jde o verzi Premium, možné to je. Omezení nejsou v běžném provozu nijak extra zásadní. Uživatelé s “guest” účtem:

  • nemohou editovat vlastní pole a další funkce projektů schované po “Customize” (vlastní pole, automatizace Rules, šablony úkolů).
  • se nemohou stát členy veřejných týmu nebo projektů – je vždy nutné je přidat.
  • nemohou vidět ostatní “guest” účty, pokud nejsou součástí stejného týmu nebo projektu.
  • nemohou vytvářet týmy.

Pro běžný provoz toto není problém.

V Business verzi pak přichází ještě další omezen. Guest účty:

  • nemohou zobrazit firemní cíle v sekci Goals.
  • nevidí v Portfoliu, pokud tento účet přizvete, projekty, ke kterým nemá přístup.
  • nemohou zvát do organizace další uživatele (je možnost toto vynutit).

Pokud bych měl odpovědět z praxe – firmy to dělají a většinou nenaráží na větší problémy. Osobně vidím největší problém v situaci, kde se ve firmě často mění lidi nebo se často mění přístupy k nim. Pak vzniká zmatek, kdy někteří nemají přístup tam, kde by ho mít měli a naopak – přístup zůstává uživatelům, kteří by už jej mít neměli.

Jaký je rozdíl mezi members (členové) a guests (hosté)?

Každá organizace v Asaně je založena s nějakou vlastní doménou. Pokud založím účet v Asaně s e-mailem honza@honzapav.com, bude doménou mojí organizace honzapav.com. Každý uživatel, který si s touto doménou založí účet v Asaně, se automaticky stane členem mojí organizace honzapav.com. Každý člen se počítá do celkového počtu uživatelů v mém předplatném.

Pokud do své organizace pozvu někoho, kdo má v e-mailové adrese jinou doménu, ať už je to gmail.com, alza.cz nebo i xy.honzapav.com, stane se automaticky hostem. Za účty hostů se v Asaně neplatí.

V článku pod tímto odkazem:

se píše: Za účty hostů se v Asaně neplatí (můžete mít třeba 50 hostů!).

Ale o kousek níže je uvedeno: Verzi zdarma můžete využívat jen do počtu 15 uživatelů (tady se počítají Members i Guests dohromady).

Jak je to tedy s počty hostů? Trochu mě to mate…

V případě, že mám placenou verzi Asany já i klient (každý pod svou organizací) a budu chtít, aby klient mohl viděl projekty uspořádané podle pohledu Essentials, budu ho muset přidat do mojí organizace a platit za něj znovu Business tarif?

Jak je to s účty, které se v minulosti založily ve free tarifu jako organizace? Budou fungovat i nadále, nebo je potřeba je převést na placený tarif?

@zdenek.balcar Díky za upozornění. Upravím takto: Za účty hostů se v jakékoliv placené verzi Asany neplatí (můžete mít třeba 50 hostů!).

nevím, jestli správně chápu otázku – pokud se rozhodneš přejít z verze Free na Premium, hlavní změna (kromě nově dostupných funkcí) je v tom, že se ti zpřístupní nástroje pro práci s uživateli – a tedy začne fungovat rozdělení na members a guests. Účty, které byly v té původní Free verzi v organizaci zůstanou – ty, které mají doménu organizace se stanou Members a ti ostatní Guests.

@zdenek.balcar nevím přesně, co myslíš tím “podle pohledu Essentials”, ale obecně – pokud klienta pozveš a bude mít vlastní doménu (= jinou než doménu tvojí organizace), platit za něj nebudeš.

Ve tvé organizaci pak uvidí přesně to, co mu nasdílíš:

  • Pokud mu nasdílíš celý tým, uvidí všechny projekty (mimo ty, které jsou nastavené jako soukromé).
  • Pokud mu nasdílíš jen konkrétní projekt (nebo více projektů), uvidí jen ten projekt a vše v něm.
  • Pokud mu nasdílíš jen úkol v projektu, uvidí jen ten úkol.

Ty možnosti jsou na první pohledu jednoduché a omezené, ale jde s tím dělat divy :slight_smile:.