Lze na využívání Asany ušetřit využitím "guest" účtů?

V Asaně existují dva typy účtů – members, tedy ti, kteří jsou přihlášeni s doménou organizace, a guests. Za members se v Asaně platí. Je možné ušetřit tím, že budeme mít pouze menší část uživatelů s members účty a ostatní budou přihlášeni jako guests (pod jinou doménou)? Kde jsou rizika takového postupu?

Pokud jde o verzi Premium, možné to je. Omezení nejsou v běžném provozu nijak extra zásadní. Uživatelé s “guest” účtem:

  • nemohou editovat vlastní pole a další funkce projektů schované po “Customize” (vlastní pole, automatizace Rules, šablony úkolů).
  • se nemohou stát členy veřejných týmu nebo projektů – je vždy nutné je přidat.
  • nemohou vidět ostatní “guest” účty, pokud nejsou součástí stejného týmu nebo projektu.
  • nemohou vytvářet týmy.

Pro běžný provoz toto není problém.

V Business verzi pak přichází ještě další omezen. Guest účty:

  • nemohou zobrazit firemní cíle v sekci Goals.
  • nevidí v Portfoliu, pokud tento účet přizvete, projekty, ke kterým nemá přístup.
  • nemohou zvát do organizace další uživatele (je možnost toto vynutit).

Pokud bych měl odpovědět z praxe – firmy to dělají a většinou nenaráží na větší problémy. Osobně vidím největší problém v situaci, kde se ve firmě často mění lidi nebo se často mění přístupy k nim. Pak vzniká zmatek, kdy někteří nemají přístup tam, kde by ho mít měli a naopak – přístup zůstává uživatelům, kteří by už jej mít neměli.

Jaký je rozdíl mezi members (členové) a guests (hosté)?

Každá organizace v Asaně je založena s nějakou vlastní doménou. Pokud založím účet v Asaně s e-mailem honza@honzapav.com, bude doménou mojí organizace honzapav.com. Každý uživatel, který si s touto doménou založí účet v Asaně, se automaticky stane členem mojí organizace honzapav.com. Každý člen se počítá do celkového počtu uživatelů v mém předplatném.

Pokud do své organizace pozvu někoho, kdo má v e-mailové adrese jinou doménu, ať už je to gmail.com, alza.cz nebo i xy.honzapav.com, stane se automaticky hostem. Za účty hostů se v Asaně neplatí.